Введение
Внутренние коммуникации являются важной частью строительной организации, поддерживающее её бизнес-функции и призванные решать стратегические задачи построения эффективной системы взаимодействия между подразделениями и сотрудниками [1, 2]. Одной составляющей коммуникаций является обмен информацией, который в современном мире эффективно невозможно осуществлять без использования различных программ и сервисов. Проблема заключается в том, что в основном эти программы и сервисы взаимодействия создавались для личного общения и использование их в организации, в том числе и строительной, приводит к значительным проблемам в коммуникации сотрудников [1-4]. На данный момент основными видами коммуникаций являются: 1) электронная почта; 2) корпоративный портал; 3) IP-телефония; 4) службы мгновенного обмена сообщениями; 5) социальные сети. Все эти технологии не предоставляют необходимых инструментов для взаимодействия сотрудников, а только для личного. Например, группа сотрудников решит обсудить важный вопрос, но который будет интересен только этой группе. Остальные сотрудники будут вынуждены получать оповещения, о каждом новом сообщении, во время этой дискуссии, а также и документы будут приходить всем. Другой пример, один из сотрудников решит завязать неформальное общение на отвлечённую от работы тему, однако опять, все сотрудники будут вынуждены принимать участие в нём даже в ночное время. К этому можно добавить, что некоторые программы обмена сообщениями любят хранить документы не у себя, а на устройстве пользователя, что приводит к эго захламлению и небезопасно [2, 3].
В рамках имеющихся программных средств не представляется возможным решить возникающие коммуникационные проблемы [4-6].
Поэтому было принято решение выполнить проектирование системы коммуникации строительной организации, исправляющей вышеописанные недостатки.
Объекты и методы исследования
Предполагается, что система коммуникации будет представлять собой комплекс ПО, позволяющее вести эффективный обмен сообщениями и документами между сотрудниками строительной организации.
Для преодоления описанных выше проблем система коммуникации должна решать следующие задачи коммуникации:
- своевременное и полное информирование сотрудников;
- развитие горизонтальных связей между ними;
- устранение внутренних факторов, негативно влияющих на развитие строительной компании;
- увеличение показателей вовлеченности сотрудников в работу;
- повышение эффективности труда;
- получение руководством обратной связи от сотрудников. [5, 7]
Результатом работы программы будет налаженная эффективная коммуникация между отдельными сотрудниками и целыми отделами строительной компании.
Для создания электронной системы взаимодействия в организации необходимо выделить ряд требований, которыми она должна обладать:
- Для каждого отдела организации можно создать свою беседу (чат-комнату).
- Беседы могут быть как открытые, доступные каждому сотруднику, так и закрытые, доступные только ограниченному кругу сотрудников организации.
- Вся переписка сотрудников внутри отдела ведётся в своей беседе.
- Любой сотрудник может заходить в открытую беседу.
- Если какой-то вопрос требует дополнительного обсуждения, то можно создать отдельную ветвь переписки исключительно по этому вопросу.
- Поддержка системой графических пиктограмм (эмоций) для уточняющего экспрессивно-интонационального окраса высказывания, а также выражающие различные профессиональные понятия [7].
- Возможность гибко настраивать получение оповещений. Например, только из беседы своего отдела или только при своём упоминании.
- Должно быть две специальные беседы. Первая только важные сообщения для всех, а вторая для неформального общения.
- Встроены некоторые важные для работы команды решения. Например, канбан-доски — для распределения задач по сотрудникам, контрольные списки — для стандартных периодических задач и календарный график для планирования проектных работ [9,11].
- Возможность создавать пользователей гостей.
- Наличие системы аутентификации и авторизации.
- Возможность совершать, как обыкновенные звонки, так и видео вызовы.
- Проведение видеоконференций для приглашённых сотрудников.
- Должно быть хранилище документов [8].
- Геймификация.
Результаты исследований
Созданная система должна иметь клиент-серверную архитектуру, где тонким клиентом является Web-страница, доступная через браузер, в случае использования сотрудником ПК и мобильного приложения в случае использования сотрудником мобильного устройства. Серверная часть должна быть реализована в виде Web-сервера и для хранения БД должна быть использована СУБД [7]. Такая реализация позволит системе быть максимально доступной и удобной для сотрудников строительной организации [10].
Для реализации подобной архитектуры система коммуникации должна состоять из следующих частей:
- Пользовательский интерфейс.
- Web-сервер, на котором будет реализована основная логика коммуникации.
- Сервер СУБД, где будут храниться пересылаемые сообщения, настройки, ссылки на документы и профили сотрудников.
- Хранилище данных, где будут расположены документы и другие файлы загружаемые сотрудниками компании.
В качестве языка Web-страницы предполагается использовать HTML, JavaScript/CSS. Серверная часть реализуется на языке Go, а мобильный клиент на Kotlin [11].
Модель проектируемой системы коммуникации представлена на рис. 1.
Рис. 1. Модель архитектуры ПО системы коммуникации сотрудников
Для налаживания коммуникации между сотрудниками в приложении надо:
- Создать профили сотрудников.
- Для каждого отдела создать свою беседу.
- Настроить службу уведомлений в каждой беседе.
- Настроить видимость в каждой беседе.
- Каждый сотрудник должен установить себе на ПК и мобильное устройство клиентское приложение.
Выводы
Проект ПО, предложенный в тексте данной статьи, позволит реализовать практическое применение организационной модели взаимодействия между сотрудниками строительной компании. Позволит повысить эффективность труда и вовлеченность сотрудников.
Дальнейшие действия подразумевают уточнение технических параметров создаваемой системы и создание программной реализации, которая позволит на практике создать эффективную среду взаимодействия между сотрудниками строительной компании.
