В современной экономике достаточно остро стоит вопрос анализа бизнес-процессов, вследствие чего возрастает его роль и значимость. Всю деятельность организации можно свети к процессам, как периодически повторяемому потоку работ, и проектам, как разовому действию. Руководители, понимая важность анализа бизнес-процессов, сталкиваются с проблемами эффективности его внедрения в организациях.
Для решения данной проблемы в статье представлена концепция и методики анализа бизнес-процессов. Грамотно построенные бизнес-процессы играют ключевую роль в эффективности деятельности предприятия. Бизнес-процесс должен обладать определимостью, быть упорядочен и кросс-функционален, должен обеспечивать добавление ценности и быть встроен в структуру организации, а также не может существовать самостоятельно.
Все процессы можно отнести к одному из трех видов: процессы управления, с помощью которых осуществляется руководство функционированием системы, операционные бизнес-процессы из которых состоит основной бизнес и поддерживающие бизнес-процессы, способствующие основному бизнесу.
Анализ бизнес-процессов призван ответить на такие вопросы как оптимизация бизнес-процессов, выявление лишних функций, отклонений и недочетов, составление рекомендаций и решений для достижения конечных целей бизнеса.
Необходимость анализа и управления бизнес-процессами обусловлена следующим:
- Для того, чтобы достигнуть баланса между различными целями организации согласно требований стейкхолдеров и условий рынка.
- Для максимально эффективного использования ресурсов во всех имеющихся бизнес-процессах;
- Для реструктуризации бизнес-процессов с целью повышения производительности и эффективности.
Бизнес-анализ – это изучение деятельности организации с целью определения ее потребностей, посредством выявления и декомпозиции бизнес-процессов для их последующей автоматизации, регламентации и оптимизации.
При анализе бизнес-процессов акцент ставится не на том, как работает бизнес, а на том что именно он производит.
Задачей бизнес-аналитика является проведение оценки бизнес-процессов, с которыми он сталкивается при исследовании деятельности организации, с помощью качественных или количественных методов, представленных на рисунке1.
Рисунок 1 – Количественные и качественные методы оценки бизнес-процессов
Можно выделить основную форму целеполагания бизнес-анализа - цели бизнес-анализа достигаются решением задач, задачи решаются применением различных методов, методы зависят от используемых инструментов, а инструменты зависят от доступных ресурсов. На основании рассматриваемой формы можно проводить сбор информации структурирование детальности бизнеса.
Существует ряд требования к проведению анализа бизнес-процессов.
Во-первых, необходимо учитывать весь спектр процессов от верхнего уровня до детализации процедур и их взаимосвязи.
Во-вторых, при проведении анализа необходимо использовать одну выбранную методику.
В-третьих, невозможно провести качественный анализ без наличия качественной модели описания бизнес-процессов.
В-четвертых, полнота моделирования «как есть» должна учитывать цели последующего анализа.
В-пятых, методы анализа должны соответствовать методам описания.
В-шестых, необходимо учитывать результаты мониторинга процессов и обратную связь.
Также для проведения анализа необходимо выбрать в каком виде и как измеряются бизнес-процессы, какие используются метрики процессов.
Анализируемые бизнес-процессы оценивают на предмет эффективности. Для этого используются показатели, представленные на рисунке 2.
Рисунок 2 – Показатели оценки бизнес-процессов
Бизнес-процесс делится на элементы, которые можно рассматривать как определенные, поэтапные шаги и отдельно оценивать каждый шаг. Таким образом можно оценить каждый шаг процесса с точки зрения его необходимости и эффективности.
Каждый этап бизнес-процесса можно классифицировать как увеличивающий или не увеличивающий ценность продукта, что способствует принятию решения о необходимости рассматриваемого бизнес-процесса.
Можно выделить 3 основных этапа анализа бизнес-процессов: выбор приоритетных бизнес-процессов, их анализ и разработку рекомендаций (рисунок 3).
Рисунок 3 - Основные этапы анализа бизнес-процессов
Разрабатывая рекомендации по оптимизации бизнес-процессов, аналитик делает выводы на основе базовых критериев таких как результативность, стоимость, время, качество, фрагментация и смешанные показатели анализируемого бизнес-процесса.
Рассматривая методы оптимизации бизнес-процессов, выделяют три основные группы (рисунок 4).
Рисунок 4 – Основные группы методов оптимизации бизнес-процессов
Оптимизация бизнес-процессов помогает повышать стоимость бизнеса на рынке. Задачи оптимизации бизнес-процессов можно разделить на две группы: межпроцессное и внутрипроцессное взаимодействие.
Межпроцессная группа направлена на решение таких вопросов как: выделение процессов, в которых участвуют организационные единицы, определение степень автоматизации процесса, нахождение противоречия или повторяющиеся функции в процессах.
Внутрипроцессное воздействие заключается в ответах на вопросы: как уменьшить количество, время, стоимость выполнения процесса, сократить издержки, подобрать оптимальное количество ресурсов для сбалансирования процесса.
Для каждого выбранного бизнес-процесса должно быть определено что является объектом измерения и мониторинга, какие для этого должны применяться методы чтобы обеспечить подлинность результата, а также временные рамки для анализа и оценки полученных результатов.
Таким образом, работа компании состоит из множества цепочек (процессов) последовательно выполняющихся действий. Принимая во внимание динамичный характер развития бизнес-процессов, их непрерывное совершенствование для создания конкурентоспособных условий существования бизнеса, анализ бизнес-процессов является важным инструментом для аналитиков с помощью которого можно увеличить эффективность бизнеса путем контроля достижения целей организации и удовлетворения потребностей стейкхолдеров.
Важно точно определить процедуры и алгоритмы, применяемые для решения вопросов, связанных с выявленными проблемными бизнес-процессами.
Анализ бизнес-процессов направлен на идентификацию типовых процедур, выявление положительных или отрицательных отклонений от представленных требований, определение должностных обязанностей и ключевых показателей эффективности, исполнителей бизнес-процессов, оптимизацию взаимоотношений между достигнутым результатом и использованием ресурсов, а также создание связанной непротиворечивой модели организационной структуры и бизнес-процессов.
Изменения в работе бизнес-процессов могут быть выявлены только при использовании определенных инструментов и методов бизнес-анализа, таких как, количественные и качественные методы, методы Бенчмаркинга, формализованные универсально-принципиальные методы и методы групповой работы.
