москва, г. Москва и Московская область, Россия
ВАК 12.00.02 Конституционное право; конституционный судебный процесс; муниципальное право
ВАК 12.00.10 Международное право; Европейское право
ВАК 12.00.12 Криминалистика; судебно-экспертная деятельность; оперативно-розыскная деятельность
ВАК 12.00.14 Административное право; административный процесс
ГРНТИ 10.07 Теория государства и права
ББК 67 Право. Юридические науки
ББК 60 Общественные науки в целом
Существует значительное количество подзаконных актов, а также учебников, учебных пособий, государственных общероссийских стандартов, информационных ресурсов, где подробно рассмотрены основы делопроизводства, правила подготовки документов и организация работы с ними. Однако в органах внутренних дел, как и в других ведомствах, имеются нормативные правовые акты, подготовленные в соответствии с требованиями общепринятых норм, с учетом специфики осуществляемой деятельности. В статье рассматриваются вопросы правильного оформления и подготовки документов в системе МВД России.
оформление документов, требования, документооборот, приказ, распоряжение, бланк, органы внутренних дел, сотрудники
У многих сотрудников, которые осуществляют свою профессиональную деятельность, неразрывно связанную с подготовкой и оформлением различного рода служебных документов, существует мнение, что документационное обеспечение не является важным элементом в реализации повседневной служебной деятельности ОВД. Также считают, что требований, предъявляемых к оформлению документов, слишком много, а знать и соблюдать их все невозможно. Несомненно, такая точка зрения имеет право быть. Можно было бы с этим согласиться, поскольку у каждого сотрудника органов внутренних дел на исполнении может находиться значительное количество документов, а также поставлены другие не менее важные задачи. Однако необходимо понимать, что это является не только правильно подготовленным и оформленным документом со всеми необходимыми реквизитами, но и верно поставленными оперативно-служебными задачами, официальным лицом системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, а также процессом формирования источника информации, ее обработки, принятия решений и доведения ее до исполнителей.
Осуществление управленческих функций ОВД неразрывно связано с подготовкой, получением и отправкой в различные органы, организации и учреждения определенных документов. Эффективность управленческих решений напрямую связана с вопросами документирования, в частности с документационным обеспечением деятельности.
В связи с глобальным информационным развитием общества в системе ОВД также появились совершенно новые возможности осуществления обмена информацией посредством единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России[1].
Подготовка, передача (обмен) документов и их хранение в сервисе электронного документооборота[2]ИСОД МВД России предоставляет возможность сократить затраты сил, средств и времени на этапе рассмотрения проекта документа при его согласовании и подписании [1, с. 36], а также обеспечить быструю и качественную пересылку документа с исключением факта его возможной утраты.
Управленческая деятельность ОВД неразрывно связана с ежедневным оборотом документов как с одним из главных источников и средств реализации управленческих функций. Каждое организационное решение, содержащее служебную информацию различного характера в рамках оперативно-служебной деятельности, оформляется конкретным видом документа с целью обеспечения прозрачности при принятии согласованных управленческих решений с четким определением функциональной структуры по разделению полномочий, а также для формирования единой системы документооборота.
Для документационного обеспечения управления в ОВД особую роль имеет правовое регулирование.Задачи, которые решает делопроизводство, должны соответствовать специфике оперативно-служебной деятельности и общим принципам защиты прав человека в современном обществе. Проведение такой политики обеспечивает неукоснительное соблюдение принципов гласности и законности [5, с. 12].
Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615[3] даны четкие определения следующим понятиям:
Документ – совокупность определенной информации и соответствующих для него (документа) реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленных в установленном порядке и включенных в документооборот ОВД.
Документооборот – движение документов в ОВД с момента их подготовки и (или) получения до завершения его исполнения, отправки и (или) сдачи в подразделение специального фонда.
Нормативный правовой акт – письменный официальный документ, принятый (изданный) в установленной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление (изменение, отмену) каких-либо правовых норм, которые рассчитаны на многократное применение и относительно определенный круг лиц.
Приказ – правовой акт, устанавливающий управленческие решения по вопросам оперативно-служебной деятельности ОВД.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается почтовой, фельдъегерской или специальной связью, факсимильной связью, посредством СЭД ИСОД МВД России) [4, с. 32].
В системе МВД России документационное обеспечение деятельности осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции, отклонения от которых недопустимы. Делопроизводство по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам и по обращениям граждан и организаций регламентированы иными нормативными правовыми актами МВД России и имеет свои определенные особенности. Организация работы с документами на бумажном носителе и документами в электронной форме, вопросы их подготовки, обработки, использования и хранения осуществляется строго в соответствии с положением Инструкции.
Инструкцией установлен порядок организации делопроизводства в системе МВД России и закреплены единые требования по подготовке, обработке, хранению и применению документов, образующихся в деятельности ОВД. Пунктом 10.1 Инструкции четко определена обязанность сотрудников органов внутренних дел знать и выполнять требования, установленные при работе с документами, что исключает спорные вопросы, которые часто возникают в практической деятельности большинства сотрудников. Однако стоит отметить, что в соответствии с п. 7.19 и п. 7.20 Инструкции на подразделения делопроизводства и режима возложена организация изучения нормативных правовых актов, методических рекомендаций, информационных документов, касающихся вопросов делопроизводства, а также консультирование сотрудников органов внутренних дел по вопросам работы с документами.
В п. 33 Инструкции закреплено, что в МВД России предусматривается изготовление и использование следующих видов бланков документов:
- бланк приказа;
- бланк распоряжения;
- бланк протокола;
- общий бланк;
- бланк письма структурного подразделения МВД России;
- бланк письма органа внутренних дел.
При необходимости приказом МВД России могут утверждаться бланки других видов документов.
К обязательным реквизитам, которые проставляются на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги, относятся:
- вид документа;
- дата документа;
- подпись;
- регистрационный номер документа;
- отметка об исполнителе документа.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России, если того требует назначение документа.
Реквизиты бланков МВД России, в том числе воспроизведение реквизита «Государственный герб Российской Федерации», исполняются в одноцветном варианте: на бланке письма руководства МВД России – золотым цветом, на бланке приказа руководства МВД России – зеленым цветом, на бланках иных видов – черным цветом.
Для бланков МВД России устанавливается следующий состав реквизитов:
Бланк приказа (распоряжения, протокола): «Государственный герб Российской Федерации»; «наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России)»; «вид документа»; «место составления (издания) документа»; «ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера».
Бланк письма: «Государственный герб Российской Федерации»; «наименование федерального органа исполнительной власти «Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России)»; «справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты)»; «ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера»; «ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта»; «ограничительные отметки для аннотации документа».
Для бланка письма структурных подразделений МВД России установлен следующий состав реквизитов: «эмблема МВД России»; «полное и сокращенное наименование Министерства внутренних дел Российской Федерации»; «наименование подразделения»; «справочные данные о подразделении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты)»; «ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера»; «ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта»; «ограничительные отметки для аннотации документа».
Для ОВД установлены следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк структурного подразделения ОВД может быть изготовлен, если руководитель (начальник) структурного подразделения имеет право подписи, установленное законодательными актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России.
Бланк письма включает в себя реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» или «геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации», «наименование органа внутренних дел», «справочные данные об органе внутренних дел» и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов «адресат», «наименование либо аннотация документа», «отметка о контроле». При необходимости могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта», «место составления (издания) документа», «указания по исполнению документа», «текст документа».
Для бланка конкретного вида документа характерны следующие реквизиты: «Государственный герб Российской Федерации» или «геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации», «наименование органа внутренних дел», «справочные данные об органе внутренних дел», «вид документа», «место составления (издания) документа». При необходимости могут проставляться ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта», «наименование либо аннотация документа», «отметка о контроле».
Служебную переписку составляют официальные документы информационно-справочного характера, посредством которых ОВД осуществляется информационный обмен. Выделяется внутриведомственная переписка с другими органами внутренних дел, в том числе на районном уровне, c подразделениями, c должностными лицами и организациями системы МВД России и вневедомственная переписка с иными органами власти, организациями и должностными лицами.
Согласно распоряжению МВД России от 26 апреля 2018 г. № 1/4646 «Об оптимизации документационного обеспечения управленческой деятельности в системе МВД России» ведение служебной переписки с подразделениями центрального аппарата МВД России за подписью должностных лиц структурных подразделенийтерриториальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях недопустимо.
В документообороте ОВД в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма.
Согласно п. 48 Инструкции в виде служебных писем оформляют следующую информацию:
- доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;
- информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Министерство внутренних де Российской Федерации;
- ответы на парламентские запросы, запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- проекты официальных отзывов, поправок и экспертных заключений на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;
- ответы на обращения граждан и организаций;
- ответы на запросы организаций, предприятий;
- инициативные документы по вопросам компетенции органов внутренних дел, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для их структурных подразделений;
- другие документы.
Обозначим, что в соответствии с п. 88 Инструкции за составление и оформление исходящего документа в соответствии с требованиями раздела III «Документирование. Правила оформления и подготовки документов» Инструкции за согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами внутри ОВД, а при возникновении необходимости внешнего согласования с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель (начальник) подразделения-исполнителя документа. Внедрение СЭД ИСОД МВД России в документационное обеспечение деятельности позволяет подготавливать проект электронного документа с определенным составом согласующих должностных лиц внутри ОВД и за его пределами в рамках ведомства для конкретного вида документа [2, с. 13].
Бланк установленной формы предусмотрен для всех проектов исходящих документов. При направлении документов, которые не имеют адресной части, в обязательном порядке подготавливаются сопроводительные письма. Данные установленные требования применимы к документам как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Если предназначение документов не требует пояснения, то документ может быть направлен за своими регистрационным номером без сопроводительного письма. Проект исходящего документа визируется его исполнителем, руководителем (начальником) подразделения-исполнителя документа либо лицом, исполняющим его обязанности, при необходимости иными заинтересованными руководителями и (или) сотрудниками ОВД.
Проверка правильного оформления проекта исходящего документа, наличие всех приложений к нему, виз, указателя рассылки напрямую возложено на исполнителя.
Каждый исходящий служебный документ, подготовленный на бумажном носителе, должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр должен быть списан руководителем в дело. Если второй экземпляр требуется для работы, он выдается исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов.
В единственном экземпляре допустимо подготавливать документы, которые перед их рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью, а также с грифом ограничения доступа. В случае необходимости печатания пяти и более экземпляров документа исполнитель обязан на оборотной стороне последнего листа экземпляра документа, который остается в деле, или на отдельном листе составить указатель рассылки, согласованный руководителем подразделения делопроизводства и режима, а также утвержденный руководителем подразделения, подготовившего документ.
При возникновении необходимости дослать или заменить разосланный ранее документ, следует обратиться к лицу, подписавшему документ, или руководителю подразделения делопроизводства и режима с мотивированным обоснованием [3, с.14].
В заключение еще раз обратим внимание, что эффективность управленческих решений напрямую связана с вопросами документирования, в частности с документационным обеспечением деятельности.
1. Горшко И.В., Торопов Б.А. Информационные технологии в науке и образовании - Москва : Академия управления МВД России. 2021. Учебное пособие. - 76 с.
2. Баранов В.В. и др. под ред. Горошко И.В. Информационные технологии управления и организация защиты информации - Москва : Академия управления МВД России. 2021. Учебник. - 81 с.
3. Горшко И.В., Лебедев В.Н., Петрова В.Ю. Правовые основы информационных технологий. - Москва : Академия управления МВД России. 2015. - 93 с.
4. Федотова Е.Л., Федотова А.А. Информационные технологии в науке и образовании: учеб. Пособие для магистров, обучающихся по спец.: 552800 «Информатика и вычислительная техника», 540600 «Педагогика». Москва: Форум: ИНФРА-М, 2011.
5. Григорьев А.Н., Иванов П.Ю., Касьянов М.А., Фадеев В.В. Основы информационной безопасности в органах внутренних дел - Москва : ДГСК МВД России. 2018. Учебное пособие. - 208 с.
